Cara Membuat Invoice di Invoicein, dari Pelanggan sampai PDF

Sebelum mulai: siapkan data tagihannya

Siapkan nama pelanggan, barang atau jasa yang ditagihkan, jumlah, harga satuan, tanggal invoice, dan kesepakatan jatuh tempo. Rincian yang jelas membantu pelanggan memeriksa tagihan tanpa harus bertanya ulang.

Isi identitas usaha dan rekening pembayaran di pengaturan Invoicein. Gunakan data usaha yang memang boleh ditampilkan kepada pelanggan. Kalau baru mencoba, gunakan data contoh terlebih dahulu.

1. Buka menu Invoice

Masuk ke akun Invoicein, pilih usaha yang sesuai, lalu buka menu Invoice dan halaman pembuatan invoice. Jika menu atau tombol membuat invoice tidak tersedia untuk akun staff, minta pemilik usaha memeriksa izin aksesnya.

Pastikan kamu membuat dokumen di usaha yang benar, terutama jika mengelola beberapa kegiatan usaha. Invoice yang sudah dikirim sebaiknya tidak diubah tanpa mencocokkan kembali dengan pelanggan.

2. Isi pelanggan, tanggal, dan jatuh tempo

Pilih pelanggan yang sudah tersimpan atau isi kolom Nama Pelanggan. Nama pelanggan wajib diisi; alamat dan nomor pesanan pelanggan dapat ditambahkan sesuai kebutuhan transaksi.

Kolom Tanggal menunjukkan tanggal invoice. Kolom Due Date adalah batas waktu pembayaran. Sesuaikan dengan kesepakatan penjualan, bukan sekadar memilih tanggal hari ini. Contohnya, invoice tanggal 3 November dengan termin tujuh hari jatuh tempo pada 10 November.

3. Tambahkan barang atau jasa

Masukkan nama item, Qty atau jumlah, satuan, dan harga satuannya. Gunakan catatan item jika pelanggan perlu mengetahui ukuran, warna, atau rincian pekerjaan. Tambahkan baris lain melalui Tambah Item.

Contohnya, 10 pak buku tulis dengan harga Rp45.000 per pak menghasilkan nilai baris Rp450.000. Cocokkan penamaan satuan dengan harga: harga per pak berbeda dengan harga per buku. Periksa diskon dan kolom tambahan yang digunakan sebelum menyimpan.

4. Simpan invoice dan periksa PDF

Tekan Simpan Invoice setelah rincian sesuai. Buka dokumen yang tersimpan dan periksa hasil PDF yang akan diberikan ke pelanggan. Jangan hanya melihat totalnya: pastikan identitas pelanggan, rincian item, jatuh tempo, dan rekening pembayaran juga benar.

• Nomor invoice membedakan satu tagihan dari tagihan lainnya.
• Jumlah dan satuan item harus sesuai dengan barang atau pekerjaan yang disepakati.
• Rekening yang ditampilkan harus milik penerima pembayaran yang benar.
• Catatan pembayaran perlu mudah dipahami pelanggan.

Bagikan dokumen melalui saluran komunikasi yang kamu gunakan dengan pelanggan. Sebelum mengirim, cek ulang penerimanya agar informasi transaksi tidak salah tujuan.

5. Catat pembayaran yang benar-benar diterima

Membuat invoice tidak berarti uangnya sudah masuk. Setelah menerima pembayaran, buka detail invoice dan bagian Pembayaran untuk mencatatnya. Periksa tanggal, nominal, dan sumber dana sesuai transaksi sebenarnya.

Jika pelanggan baru membayar sebagian, catat nominal yang diterima tersebut. Misalnya tagihan Rp550.000 dibayar Rp200.000, sisa yang masih perlu ditagih adalah Rp350.000. Cocokkan catatan dengan mutasi rekening atau bukti penerimaan, lalu periksa kembali sisa tagihannya.

Kesalahan yang sering membuat tagihan membingungkan

• Mengisi harga per dus tetapi memakai jumlah dalam satuan pcs.
• Menulis nama item terlalu singkat sehingga pelanggan tidak mengenalinya.
• Melewatkan jatuh tempo atau menggunakan rekening yang sudah tidak dipakai.
• Menandai pembayaran berdasarkan janji transfer sebelum dana diterima.

Gunakan contoh invoice penjualan untuk memeriksa susunan dokumen sebelum membuat tagihan pertamamu.