Cara Mencatat Pembayaran Invoice: Sebagian dan Pelunasan

Invoice, pembayaran, dan sisa tagihan berbeda

Invoice menunjukkan jumlah yang ditagihkan kepada pelanggan. Pembayaran adalah uang yang sudah diterima untuk tagihan tersebut. Sisa tagihan adalah total invoice dikurangi pembayaran yang masih berlaku. Mengirim invoice atau menerima janji transfer belum berarti tagihannya lunas.

Pembayaran sebagian, termasuk uang muka untuk invoice yang sudah dibuat, dicatat sebesar uang yang benar-benar diterima. Gunakan invoice yang sama untuk pembayaran berikutnya agar riwayat tidak terpisah menjadi tagihan baru.

1. Cocokkan uang masuk dengan invoice

Periksa nama pelanggan, nomor invoice, total, dan sisa tagihan. Cocokkan penerimaan dengan mutasi rekening atau catatan kas. Jika pelanggan memiliki beberapa tagihan, pastikan pembayaran itu memang untuk invoice yang sedang dibuka.

Jangan mencatat berdasarkan tangkapan layar transfer saja jika dana belum dapat dipastikan diterima. Jika satu transfer membayar beberapa invoice, tentukan pembagiannya dahulu; jangan masukkan seluruh transfer pada setiap invoice.

2. Masukkan pembayaran sebagian di Invoicein

1. Buka menu Invoice dan detail tagihan pelanggan yang sesuai.
2. Temukan bagian Tambah pembayaran (bisa cicil).
3. Isi Tanggal bayar sesuai tanggal penerimaan uang.
4. Periksa kolom Nominal. Nilai awal mengikuti sisa tagihan; ganti jika pelanggan baru membayar sebagian.
5. Tekan Tambah, tunggu hasilnya, lalu periksa Riwayat Pembayaran dan sisa tagihan.

Contoh: total invoice Rp550.000 dan uang yang masuk Rp200.000. Isi nominal Rp200.000, bukan Rp550.000. Setelah tersimpan, sisa yang perlu ditagih adalah Rp350.000. Jika tombol tidak tersedia untuk akun staff, minta pemilik usaha memeriksa izin menerima pembayaran.

3. Catat pelunasan tanpa menghitung uang muka dua kali

Ketika pelanggan membayar sisanya, buka invoice yang sama. Masukkan tanggal penerimaan berikutnya dan nominal pembayaran baru. Pada contoh tadi, pelunasannya Rp350.000. Jangan memasukkan Rp550.000 lagi karena Rp200.000 sudah tercatat sebelumnya.

Total invoice

Rp550.000

Pembayaran pertama

Rp200.000 → sisa Rp350.000

Pembayaran kedua

Rp350.000 → sisa Rp0

Ini contoh hitungan, bukan transaksi nyata. Jika pembayaran masih bertahap, ulangi pencatatan sesuai setiap penerimaan. Total pembayaran aktif dan sisa tagihan perlu cocok dengan uang yang diterima untuk invoice itu.

Bagaimana kalau pembayaran salah atau tercatat dua kali?

Periksa riwayat terlebih dahulu, terutama jika koneksi terputus setelah menekan Tambah. Pastikan transaksi belum tersimpan sebelum mencoba lagi. Cocokkan tanggal dan nominal agar penerimaan yang sama tidak dicatat dua kali.

Invoicein menyediakan pembatalan pembayaran bagi pengguna yang memiliki izin. Pembatalan membutuhkan alasan; pembayaran tersebut tetap tersimpan dalam riwayat dan tidak dihitung pada total pembayaran aktif. Pembatalan catatan tidak memindahkan atau mengembalikan uang di rekening.

Checklist sebelum menagih sisa pembayaran

• Nomor invoice dan nama pelanggan sudah cocok.
• Semua uang yang diterima sudah dicatat sekali, dengan tanggal dan nominal yang benar.
• Pembayaran yang dibatalkan tidak ikut dihitung sebagai pelunasan.
• Sisa tagihan sudah diperiksa sebelum dikirim kepada pelanggan.

Belum membuat tagihannya? Mulai dari cara membuat invoice dari HP sampai PDF. Untuk melihat susunan rincian dan total, buka contoh invoice penjualan sederhana.